Trả lời nhanh: Đừng duyệt một dòng chung là “máy và phụ kiện đi kèm”. Hãy tách ít nhất bốn nhóm: bộ giao phải nghiệm thu, phụ kiện tái sử dụng, vật tư dùng một lần và linh kiện chỉ thay khi hỏng hoặc mất khả năng sử dụng. Với ThermoTK, điện cực tự dính dùng một lượt phải được dự toán khác với tay cầm, cáp, điện cực động, common electrode và holder. Điểm đặt lại chỉ nên tính từ mức dùng thực, thời gian cung ứng đã xác nhận và tồn an toàn của cơ sở.
| Câu hỏi trước phê duyệt | Bằng chứng cần có |
|---|---|
| Hạng mục nào nằm trong bộ giao? | Mã model/version, mã hàng, số lượng trên báo giá và biên bản bàn giao. |
| Hạng mục nào dùng một lần? | IFU/nhãn chính hãng, đơn vị đóng gói, hạn dùng và quy tắc bỏ sau sử dụng. |
| Hạng mục nào tái sử dụng? | Hướng dẫn làm sạch/kiểm tra, tiêu chí hư hỏng và người có quyền xác nhận thay. |
| Khi nào đặt lại? | Mức dùng thực, thời gian cung ứng được nhà cung cấp xác nhận, tồn khả dụng và tồn an toàn. |
| Hàng thay thế có dùng được không? | Xác nhận tương thích đúng model/version; không suy từ kích thước hoặc đầu nối giống nhau. |
Phụ lục
- 1 Nút thắt không nằm ở số lượng hộp, mà ở cách phân loại
- 2 Bốn nhóm phải tách trước khi lập dự toán
- 3 ThermoTK cho thấy vì sao tên “điện cực” chưa đủ
- 4 Ma trận báo giá, bàn giao và tồn kho dùng chung
- 5 Cách tính điểm đặt lại mà không bịa định mức
- 6 Từ báo giá đến cấp phát: năm checkpoint không nên bỏ
- 7 Khi nào chưa nên đặt thêm?
- 8 Hadimed cần khóa gì trong báo giá và bàn giao?
- 9 Câu hỏi thường gặp
- 9.1 Vật tư tiêu hao máy vật lý trị liệu có phải mọi phụ kiện mua rời không?
- 9.2 Điện cực tự dính ThermoTK có dùng lại được không?
- 9.3 Có thể dùng điện cực cùng kích thước của hãng khác không?
- 9.4 Phạm vi giao hàng tiêu chuẩn trong IFU có phải bộ Hadimed chắc chắn giao không?
- 9.5 Nên đặt tồn an toàn bao nhiêu tháng?
- 10 Kết luận
- 11 Nguồn tham khảo
Nút thắt không nằm ở số lượng hộp, mà ở cách phân loại
Một cơ sở có thể nhận đủ số kiện nhưng vẫn chưa biết mình đã nhận đủ cấu hình. Lý do là thân máy, tay cầm, cáp, điện cực, kem dẫn, vật tư một lần và tài liệu thường bị ghi chung dưới cụm “phụ kiện tiêu chuẩn”. Khi cần cấp phát hoặc đặt lại, kho không có đơn vị tính; khoa không biết phần nào dùng hết theo ca; mua sắm không biết phần nào chỉ thay khi hỏng.
Cách sửa không phải là tạo thêm một danh sách dài. Cơ sở cần một bản ghi duy nhất nối bốn thời điểm: báo giá, giao hàng, bàn giao chuyên môn và vận hành kho. Mỗi dòng phải trả lời được: đây là gì, dùng cho đúng model nào, có nằm trong bộ giao hay không, dùng một lần hay tái sử dụng, ai xác nhận và dữ liệu nào kích hoạt đặt lại.
Nếu chưa tách được các nhóm này, một con số “dự trù ba tháng” không có nghĩa. Nó có thể đếm cả phụ kiện bền như vật tư tiêu hao, hoặc bỏ sót điện cực dùng một lần vì tưởng đã nằm mãi trong bộ máy.
Bốn nhóm phải tách trước khi lập dự toán
1. Bộ giao phải nghiệm thu
Đây là các hạng mục được cam kết giao cùng cấu hình đã mua. Căn cứ cuối cùng là báo giá/hợp đồng và hồ sơ bàn giao đúng model, không phải ảnh marketing. IFU hãng có thể làm baseline để đặt câu hỏi, nhưng không tự thay cam kết thương mại tại Việt Nam.
Với ThermoTK NG, IFU V2 tháng 05/2025 liệt kê một phạm vi giao hàng tiêu chuẩn (scope of delivery) gồm thân máy, hai tay cầm, hai cáp common electrode, bộ sáu điện cực điện trở/điện dung, common electrode, hai điện cực tự dính, hai silicone sleeves, holder, ThermoTK cream, dây nguồn và tài liệu hướng dẫn. Danh sách này giúp phát hiện dòng bị thiếu hoặc mô tả mơ hồ. Trước khi ký, cơ sở vẫn phải yêu cầu Hadimed xác nhận từng mã và số lượng thực tế trong cấu hình chào.
2. Phụ kiện tái sử dụng
Tay cầm, điện cực động, common electrode, cáp và holder không nên bị đưa vào định mức “mỗi ca”. Chúng cần mã tài sản/phụ kiện, vị trí lưu, tình trạng và tiêu chí kiểm tra. IFU ThermoTK yêu cầu kiểm bề mặt điện cực/common electrode, độ nguyên vẹn của cáp và đầu nối; hạng mục hư hỏng phải được thay.
Điều đó không có nghĩa cơ sở tự đặt lịch thay sáu tháng hay một năm. Nếu hãng không nêu chu kỳ cố định, hãy ghi điều kiện thay theo kiểm tra thực tế, cảnh báo IFU, lịch sử sự cố và xác nhận kỹ thuật. Một phụ kiện còn số lượng trong kho nhưng sai mã hoặc bị hỏng không phải là tồn khả dụng.
3. Vật tư dùng một lần hoặc giảm dần theo sử dụng
Điện cực tự dính của ThermoTK là ví dụ rõ nhất. IFU yêu cầu chỉ dùng cho một lượt trên một người bệnh rồi bỏ; dùng lại có thể gây nhiễm chéo hoặc độ bám kém, kéo theo nguy cơ tiếp xúc không phù hợp và bỏng. Vì vậy, số điện cực này phải gắn với số lượt hands-free thực tế, không gắn với tổng số ca ThermoTK.
ThermoTK cream là vật tư giảm dần khi dùng tay cầm. Tài liệu hãng có mã 94600000 và danh sách 01/2026 mô tả chai một lít với dụng cụ định lượng. Tuy nhiên, IFU không cho phép suy ra một chai dùng được bao nhiêu ca. Cơ sở phải đo mức dùng thực theo cách vận hành đã được duyệt, giữ đơn vị nhất quán và không lấy số quảng cáo hoặc giá thị trường Đức làm định mức tại Việt Nam.
4. Linh kiện/phụ kiện thay thế theo điều kiện
Silicone sleeve, cáp, tay cầm hoặc điện cực có thể xuất hiện trong danh sách đặt hàng, nhưng khả năng mua rời không biến chúng thành vật tư dùng một lần. Đây là nhóm thay khi mòn, hỏng, mất khả năng làm sạch/tiếp xúc hoặc theo chỉ dẫn chính hãng.
Nhóm này cần một ngưỡng xử lý: tạm dừng sử dụng hạng mục lỗi, cách ly, ghi mã, báo kỹ thuật và xác nhận phương án thay. Không nên dự trữ mọi linh kiện như nhau. Ưu tiên tồn dự phòng phải dựa vào mức độ làm dừng dịch vụ, thời gian cung ứng và khả năng luân chuyển hợp lệ giữa các máy cùng model/version.
ThermoTK cho thấy vì sao tên “điện cực” chưa đủ
ThermoTK không có một loại điện cực duy nhất. IFU và danh sách phụ kiện Zimmer tách điện cực điện trở và điện dung theo ba cỡ 30, 50, 70 mm; common electrode; điện cực tự dính 105 × 200 mm; hai loại cáp theo cổng; cùng hai tay cầm có đầu nối khác nhau. Chỉ ghi “điện cực ThermoTK: 10” sẽ không cho biết mười chiếc thuộc loại nào, dùng cho vai trò gì hoặc có thay thế cho nhau không.
| Hạng mục ThermoTK | Mã hãng tham chiếu | Phân loại vận hành | Điều phải khóa |
|---|---|---|---|
| Tay cầm trắng 8-pin | 50601000 | Phụ kiện tái sử dụng | Có trong bộ giao? số lượng? cổng/phiên bản đúng? |
| Tay cầm xám 4-pin | 50601010 | Phụ kiện tái sử dụng | Có trong bộ giao? số lượng? dùng cho cấu hình nào đã duyệt? |
| Bộ sáu điện cực | 50601080 | Phụ kiện tái sử dụng | Đủ resistive/capacitive và ba cỡ? tình trạng bề mặt? |
| Common electrode 140 × 240 mm | 50601050 | Phụ kiện tái sử dụng | Cáp nào đi cùng? bề mặt/tiếp xúc còn đạt? |
| Cáp common electrode | 50601055 / 50601060 | Phụ kiện tái sử dụng | Màu/đầu nối, chiều dài và tình trạng nguyên vẹn. |
| Điện cực tự dính 105 × 200 mm | 50601070 | Vật tư dùng một lần | Đơn vị mua, số chiếc/cặp, lô, hạn dùng, số lượt hands-free thực. |
| Silicone sleeve | 50601090 | Phụ kiện thay theo điều kiện | Đơn vị bán 10 chiếc theo list 01/2026; bộ giao và tiêu chí thay cần xác nhận. |
| Holder | 50601075 | Phụ kiện tái sử dụng | Có nằm trong cấu hình chào/bàn giao? vị trí lưu? |
| ThermoTK cream | 94600000 | Vật tư giảm dần | Quy cách thực tế, mức dùng đo được, lô/hạn theo nhãn, điểm đặt lại. |
Bảng trên là bản đồ câu hỏi, không phải báo giá. Mã hãng giúp tránh gọi nhầm, nhưng chỉ báo giá và hồ sơ bàn giao từ Hadimed mới khóa cấu hình thương mại cho cơ sở.
Ma trận báo giá, bàn giao và tồn kho dùng chung
Hãy dùng một dòng cho mỗi mã, không gộp “bộ phụ kiện”. Có thể sao chép bảng sau vào spreadsheet hoặc hệ thống kho:
| Model/version | Hạng mục | Mã hãng | Vai trò | Bộ giao/tùy chọn | Một lần/tái sử dụng | Đơn vị mua | Tồn khả dụng | Mức dùng thực | Lead time xác nhận | Tồn an toàn | Điểm đặt lại | Người xác nhận | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ThermoTK NG [xác nhận] | Điện cực tự dính 105 × 200 mm | 50601070 | Hands-free theo nhiệm vụ đã duyệt | [xác nhận] | Một lượt/người bệnh | [chiếc/cặp/hộp] | [số] | [số/ngày hoặc tuần] | [ngày] | [số] | [tính] | Khoa + kho + mua sắm | [đủ/thiếu/chờ xác nhận] |
| ThermoTK NG [xác nhận] | ThermoTK cream | 94600000 | Thao tác tay | [xác nhận] | Giảm dần | [chai/thể tích] | [số] | [đo thực tế] | [ngày] | [số] | [tính] | Khoa + kho | [đủ/thiếu/chờ xác nhận] |
Ba trường thường bị bỏ quên là tồn khả dụng, lead time xác nhận và người xác nhận. Tồn sổ sách không tính được nếu hàng hết hạn, sai model, hỏng hoặc đã giữ cho mục đích khác. Lead time không nên lấy từ lần mua cũ khi nhà cung cấp chưa xác nhận lại. Người xác nhận giúp xử lý sai lệch thay vì để trạng thái “đang kiểm tra” vô thời hạn.
Cách tính điểm đặt lại mà không bịa định mức
Công thức vận hành cơ bản là:
Điểm đặt lại = mức dùng trung bình trong thời gian cung ứng + tồn an toàn
Mức dùng phải lấy từ dữ liệu của chính cơ sở. Với điện cực tự dính ThermoTK, chỉ đếm các lượt hands-free đã thực hiện theo quy trình được duyệt; không dùng tổng số ca của máy. Với cream, chọn một đơn vị ổn định như ml/tuần hoặc chai/tháng, đo trên một khoảng đủ đại diện rồi ghi cách đo.
Ví dụ giả định, không phải định mức ThermoTK: một đơn vị ghi nhận 12 lượt hands-free/tuần; mỗi lượt dùng hai điện cực tự dính theo IFU. Thời gian cung ứng được nhà cung cấp xác nhận là ba tuần; tồn an toàn do cơ sở phê duyệt là 24 điện cực. Khi đó nhu cầu trong lead time là 12 × 2 × 3 = 72 điện cực; điểm đặt lại là 72 + 24 = 96 điện cực. Tất cả số trong ví dụ phải được thay bằng dữ liệu thật và đơn vị đóng gói trong báo giá.
Nếu lead time chưa xác nhận, để trạng thái chưa đủ căn cứ, không điền một con số đẹp. Nếu nhu cầu biến động theo tháng, có thể dùng mức dùng của kỳ cao hợp lý hoặc tăng tồn an toàn, nhưng phải ghi rõ người phê duyệt và lý do. Đây là quyết định vận hành, không phải claim kỹ thuật của thiết bị.
Từ báo giá đến cấp phát: năm checkpoint không nên bỏ
Checkpoint 1 — trước báo giá
Gửi đúng model/version, danh mục nhiệm vụ đã được cơ sở duyệt và cấu hình cần cân nhắc. Yêu cầu tách từng mã: phần nằm trong bộ giao, phần tùy chọn, phần mua rời và vật tư phải đặt lại. Không yêu cầu nhà cung cấp tự đặt định mức ca cho cơ sở khi chưa có dữ liệu.
Checkpoint 2 — khi so báo giá
So cùng đơn vị. Một nơi báo theo chiếc, nơi khác theo cặp hoặc hộp sẽ tạo chênh lệch giả. Kiểm cả vật tư khởi đầu, số lượng bàn giao, quy cách đóng gói, hạn dùng tối thiểu khi giao, tài liệu kèm theo và phần loại trừ.
Checkpoint 3 — khi bàn giao
Đối chiếu model, mã hàng, số lượng và tình trạng. Một ảnh máy không chứng minh sáu điện cực, hai cáp hoặc vật tư khởi đầu đã đủ. Nếu có sai lệch, ghi chờ xác nhận cùng chủ xử lý; không ký “đủ” chỉ vì máy khởi động được.
Checkpoint 4 — khi nhập và cấp phát
Ghi lô/hạn dùng theo nhãn thực tế khi áp dụng, ngày nhận, vị trí lưu và người cấp. Vật tư dùng một lần phải tách khỏi phụ kiện tái sử dụng. Không cấp một điện cực “cùng cỡ” cho ThermoTK nếu chưa xác nhận đúng mã và tương thích.
Checkpoint 5 — khi đối soát định kỳ
So mức dùng thực với số lượt vận hành phù hợp. Chênh lệch không tự chứng minh thất thoát: có thể do đơn vị tính sai, hàng hỏng, thao tác đổi cấu hình, tồn cách ly hoặc ghi nhận muộn. Mỗi chênh lệch cần một nguyên nhân đã kiểm và một hành động có chủ sở hữu.
Khi nào chưa nên đặt thêm?
Chưa nên đặt thêm khi cơ sở chưa khóa model/version, chưa biết hạng mục nằm trong bộ giao, hoặc dùng số ca dự kiến không liên quan tới mode sử dụng. Mua sớm trong ba trường hợp này chỉ chuyển sự không chắc chắn thành tồn kho.
Cũng chưa nên đặt hàng thay thế từ nguồn khác chỉ vì mô tả giống nhau. IFU ThermoTK yêu cầu dùng phụ kiện Zimmer dành cho thiết bị, đặc biệt cáp và điện cực. Sự giống nhau về kích thước, màu hoặc đầu nối không đủ chứng minh tương thích, an toàn điện từ hoặc trách nhiệm bảo hành.
Cuối cùng, chưa nên chốt số lượng lớn từ giá nước ngoài. Danh sách Zimmer 01/2026 hữu ích để nhận diện mã và đơn vị bán, nhưng giá EUR không phải giá Việt Nam và không thể hiện thuế, vận chuyển, cấu hình thương mại hay dịch vụ Hadimed.
Hadimed cần khóa gì trong báo giá và bàn giao?
Với ThermoTK trên website Hadimed, cơ sở nên yêu cầu một phụ lục cấu hình thay cho cụm “đầy đủ phụ kiện”. Phụ lục tối thiểu cần có:
- model/version và mã thân máy;
- mã, số lượng tay cầm, cáp, điện cực, common electrode và holder;
- điện cực tự dính: mã, quy cách đóng gói, đơn vị tính, lô/hạn theo hàng giao và điều kiện bảo quản;
- ThermoTK cream: mã, quy cách thực tế và số lượng khởi đầu;
- hạng mục nằm trong bộ giao, tùy chọn hoặc mua rời;
- tài liệu IFU đúng phiên bản, hướng dẫn kiểm tra/làm sạch và đầu mối kỹ thuật;
- lead time được xác nhận cho vật tư đặt lại và cách xử lý hàng sai/hỏng;
- dữ liệu nào cần đo sau bàn giao để hiệu chỉnh điểm đặt lại.
Cơ sở có thể đối chiếu thêm danh mục thiết bị radio nhắm đích để giữ đúng nhóm giải pháp, rồi liên hệ Hadimed bằng chính ma trận mã–đơn vị–trạng thái. Cách làm này giúp buổi tư vấn tập trung vào phần chưa xác nhận thay vì lặp lại giới thiệu sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Vật tư tiêu hao máy vật lý trị liệu có phải mọi phụ kiện mua rời không?
Không. Khả năng mua rời chỉ cho biết hạng mục có mã đặt hàng. Cần tách vật tư dùng một lần/giảm dần khỏi phụ kiện tái sử dụng và linh kiện thay theo hư hỏng. Tay cầm hoặc cáp mua rời không đồng nghĩa phải phân bổ theo mỗi ca.
Điện cực tự dính ThermoTK có dùng lại được không?
Không. IFU ThermoTK NG V2 yêu cầu điện cực tự dính chỉ dùng cho một lượt trên một người bệnh rồi bỏ. Bài không mở rộng quy tắc này sang điện cực của model khác; luôn đọc IFU đúng thiết bị.
Có thể dùng điện cực cùng kích thước của hãng khác không?
Không nên tự suy như vậy. IFU yêu cầu dùng phụ kiện Zimmer dành cho ThermoTK, đặc biệt cáp và điện cực. Cần xác nhận tương thích bằng tài liệu chính hãng và nhà cung cấp, không chỉ so kích thước.
Phạm vi giao hàng tiêu chuẩn trong IFU có phải bộ Hadimed chắc chắn giao không?
Không tự động. Scope trong IFU là baseline kỹ thuật để đối chiếu. Báo giá, hợp đồng và hồ sơ bàn giao đúng model/version mới khóa cấu hình thương mại tại Việt Nam.
Nên đặt tồn an toàn bao nhiêu tháng?
Không có một con số chung. Tồn an toàn phụ thuộc mức dùng thật, biến động nhu cầu, lead time đã xác nhận, hạn dùng, không gian lưu và mức độ ảnh hưởng nếu thiếu. Ghi giả định và người phê duyệt thay vì sao chép định mức của cơ sở khác.
Kết luận
Quản lý vật tư tiêu hao cho thiết bị vật lý trị liệu bắt đầu từ việc gọi đúng từng hạng mục. Bộ giao cần nghiệm thu; phụ kiện tái sử dụng cần mã và tình trạng; vật tư một lần cần lô, hạn, đơn vị và điểm đặt lại; linh kiện thay thế cần tiêu chí hư hỏng cùng xác nhận tương thích.
ThermoTK làm rõ sự khác biệt đó bằng một hệ phụ kiện có mã cụ thể. Điện cực tự dính không được dùng lại; cream giảm dần theo thao tác tay; tay cầm, cáp, điện cực động và common electrode không phải chi phí mỗi ca. Trước khi mua, hãy đưa danh mục nhiệm vụ, model/version và bảng tồn kho cho Hadimed để khóa cấu hình, quy cách, tài liệu và lead time. Một bảng có trạng thái chưa xác nhận trung thực tốt hơn một dự toán đủ số nhưng sai đối tượng.
Nguồn tham khảo
- Zimmer MedizinSysteme. Accessories order form for physical therapy,
- Zimmer MedizinSysteme. ThermoTK Instructions for Use, English V2,
